Ogólne Warunki Współpracy

§ 2 Zawarcie umowy i włączenie AGB

2.1 Umowa zostaje zawarta w chwili przyjęcia zlecenia przez Biuro, co następuje poprzez: a) pisemne lub elektroniczne potwierdzenie oferty, lub b) dokonanie przez Zleceniodawcę zaliczki/przedpłaty (nawet bez osobnego potwierdzenia).

2.2 AGB stają się częścią umowy, pod warunkiem że: Zleceniodawca został wyraźnie poinformowany o ich istnieniu przy zawarciu umowy, miał możliwość zapoznania się z ich treścią, nie zgłosił sprzeciwu (§ 305 ust. 2 BGB). Formuła „Umowa zawarta na warunkach naszych AGB” lub dokonanie płatności oznacza akceptację warunków.

2.3 Uzgodnienia indywidualne, wyrażone w formie pisemnej, mają pierwszeństwo przed niniejszymi AGB (§ 305b BGB).

2.4 Przejrzystość (Transparenzprinzip): Biuro zapewnia, że wszystkie postanowienia AGB są sformułowane jasno, zrozumiale i zgodnie z § 307 BGB, tak aby Zleceniodawca mógł bez trudu poznać swoje prawa i obowiązki.

§ 4 Wynagrodzenie, płatność i zaliczka

4.1 Wynagrodzenie ustala się netto w euro, powiększone o VAT, zgodnie z ofertą.

4.2 Faktury są płatne w ciągu 14 dni od ich wystawienia (§ 271 BGB), o ile strony nie postanowią inaczej.

4.3 Przy opóźnieniu naliczane są odsetki ustawowe (§ 288 BGB); koszty wezwań ponosi Zleceniodawca (§ 280, § 288 BGB).

4.4 Biuro zastrzega prawo do wstrzymania usług do momentu pełnej zapłaty (§ 273 BGB).

4.5 Przy większych zleceniach możliwe żądanie zaliczki; rozpoczęcie usług następuje po otrzymaniu kompletu dokumentów i wpłaty (§ 271 BGB).

4.6 Fremdgeld, środki powierzone: a) deponowane na rachunku bankowym Biura, b) używane zgodnie z ofertą, c) rozliczane w ciągu 14 dni po otrzymaniu środków i dokumentów, rozliczenie następuje w transzach zgodnie z otrzymanymi przelewami, d) Biuro może potrącić swoje należności zgodnie z zawartą umową, dalej zwaną „Oferta”, e) częściowe wpłaty są rozliczane proporcjonalnie do przedstawionej oferty (§ 266 BGB).

4.7 Po zakończeniu usług wystawiana jest faktura końcowa. Nadpłaty zwracane są w ciągu 14 dni, niedopłaty muszą być opłacone w ciągu 7 dni.

4.8 W razie istotnych zmian kosztów (np. kursów walut, podatków, zmiany przepisów) Biuro poinformuje Zleceniodawcę i może żądać dopłaty, również w odniesieniu do Fremdgeld.

§ 6 Poufność, RODO, ochrona danych, kara umowna za naruszenie poufności

6.1 Obie strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy, zarówno w trakcie jej trwania, jak i po jej zakończeniu, zgodnie z §§ 305–310 BGB.

6.2 Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO. Cele przetwarzania, podstawa prawna oraz okres przechowywania danych określone są w odrębnej Polityce Prywatności lub umowie powierzenia danych (Data Processing Agreement).

6.3 W przypadku naruszenia przez Zleceniodawcę obowiązku zachowania poufności, Biuro zostaje zwolnione z obowiązku poufności w odniesieniu do tych informacji. Oznacza to, że Biuro może ujawnić dane lub podjąć inne niezbędne działania w celu ochrony swoich interesów, bez naruszenia postanowień umowy.

6.4 Zleceniodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących zlecenia realizowanego przez Biuro, w szczególności danych kontaktowych, projektów, dokumentów, koncepcji oraz materiałów. Obowiązek ten obowiązuje również po zakończeniu umowy. Żadne informacje nie mogą być ujawniane osobom trzecim ani publikowane w internecie.

6.5 W przypadku naruszenia obowiązku poufności na szkodę Biura, Zleceniodawca zapłaci karę umowną w wysokości: a) 5 000 EUR za każde pojedyncze naruszenie, np. publikację danych Biura w internecie, b) dodatkowo 5 000 EUR za każde kolejne powtarzające się naruszenie. Kara ta stanowi zryczałtowane odszkodowanie, nie wymagające udowodnienia rzeczywistej szkody, zgodnie z § 340 ust. 1 BGB.

6.6 Naliczenie kary umownej nie wyklucza prawa Biura do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wartość kary, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z § 340 ust. 2 BGB (zakaz podwójnego dochodzenia odszkodowania). Kara umowna nie może przekraczać wartości uznanej przez sąd za proporcjonalną i sprawiedliwą, zgodnie z § 307 i § 343 BGB.

6.7 Kara umowna nie zostanie naliczona, jeśli naruszenie wynikało z obowiązku prawnego, sądowego lub administracyjnego, pod warunkiem wcześniejszego niezwłocznego powiadomienia Biura (np. w przypadku wezwania do ujawnienia danych).

§ 8 Reklamacje

8.1 Zleceniodawca zgłasza wszelkie reklamacje niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni kalendarzowych od wykonania usługi, na piśmie lub drogą elektroniczną (email), wraz z opisem reklamacji i żądaniem: usunięcia jej, świadczenia zamiennego lub obniżenia ceny.

8.2 Biuro przeprowadza analizę i w ciągu 14 dni roboczych proponuje jedno z rozwiązań: a) wykonanie czynności mających na celu rozwiązanie spornej kwestii lub świadczenie zamienne, lub b) obniżenie ceny, jeśli usunięcie jest niemożliwe lub nieproporcjonalnie kosztowne (§ 634 nr 1, 635 BGB).

8.3 Jeśli po dodatkowym, pisemnym wezwaniu (z 14-dniowym terminem) Biuro nie usunie wady ani nie przedstawi rozwiązania, Zleceniodawca może dokonać naprawy samodzielnie lub zlecić ją osobie trzeciej — na koszt Biura (§ 637 BGB).

8.4 Po usunięciu wady lub wykonaniu innego uzgodnionego świadczenia Zleceniodawca traci prawo do roszczenia zwrotnego w przypadku tej samej wady, chyba że wada wynika z rażącego niedbalstwa lub umyślnego działania Biura.

8.5 Zleceniodawca – przedsiębiorca (B2B): roszczenia z tytułu wad muszą zostać zgłoszone i dochodzone w ciągu 3 miesięcy od wykonania usługi (§ 634a ust. 1 nr 1 BGB). Po upływie tego terminu wygasają wszelkie prawa z tytułu wad.

8.6 Zleceniodawca – konsument (B2C): konsument ma prawo zgłaszać wady przez co najmniej 2 lata od wykonania usługi (§ 438 ust. 1 nr 3 BGB). W przypadku ukrytych wad termin przedawnienia rozpoczyna się od momentu ich wykrycia (§ 438 ust. 3 BGB).

§ 10 Siła wyższa

10.1 Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie lub opóźnienie spowodowane okolicznościami niezależnymi od woli (np. siła wyższa, strajki, akty rządowe).

10.2 W takich przypadkach termin wykonania zostaje przedłużony o okres trwania przeszkody. Jeśli opóźnienie trwa ponad 4 tygodnie, każda ze stron może rozwiązać umowę bez kosztów.

§ 12 Prawo właściwe i jurysdykcja

12.1 Wszystkie spory podlegają prawu Republiki Federalnej Niemiec, wyłączając Konwencję Wiedeńską (CISG).

12.2 Jeżeli Zleceniodawca jest przedsiębiorcą, miejscem rozstrzygania sporów jest siedziba Biura (§ 38 HGB).